Các hướng dẫn về việc theo dõi, bảo quản và vận chuyển vắc xin bằng các thiết bị trong dây chuyền lạnh Y tế (P1)
HƯỚNG DẪN BẢO QUẢN VẮC XIN TRONG TỦ LẠNH DƯƠNG
1. Mục tiêu
Tài liệu này hướng dẫn nhân viên quản lý kho, các nhân viên khác có tham gia vào các hoạt động bảo quản vắc xin/dung môi cách sắp xếp, bảo quản vắc xin/dung môi an toàn trong tủ lạnh dương theo đúng quy định, giảm thiểu các sai sót và tác động của nhiệt độ, ánh sáng... ảnh hưởng đến chất lượng vắc xin.
2. Các thiết bị và tài liệu liên quan
- Tủ lạnh dương.
- Thiết bị theo dõi nhiệt độ: nhiệt kế, thiết bị ghi nhiệt độ tự động, chỉ thị đông băng điện tử (nếu có).
- Biểu đồ theo dõi nhiệt độ hàng ngày.
3. Quy trình
3.1. Nguyên tắc chung
- KHÔNG để các loại thuốc, hóa chất, bệnh phẩm, thực phẩm và đồ uống trong tủ lạnh bảo quản vắc xin.
- KHÔNG bảo quản vắc xin đã hết hạn, vắc xin có nhãn bị mốc trong tủ lạnh bảo quản vắc xin cùng với các vắc xin khác.
- KHÔNG mở cửa tủ lạnh thường xuyên và khi không cần thiết, cần có bảng danh mục các loại vắc xin đang bảo quản dán ở bên ngoài tủ lạnh.
3.2. Rửa tay: Nhân viên phải rửa tay trước khi cầm vào hộp, lọ vắc xin.
3.3. Các bước thực hiện
|
TT |
Nội dung |
Phân công |
|
1. |
Đặt hộp vắc xin trong giỏ của tủ lạnh. KHÔNG BAO GIỜ được tháo bỏ giỏ của tủ để có thêm dung tích bảo quản. Để chừa khoảng trống (2cm) giữa các hộp vắc xin để khí lạnh có thể lưu thông. |
Cán bộ quản lý kho Cán bộ tham gia sắp xếp, bảo quản vắc xin |
|
2. |
Sắp xếp riêng từng loại vắc xin, theo lô, theo hạn sử dụng để có thể dễ dàng cấp phát để sử dụng theo nguyên tắc hạn dùng hết trước, vắc xin nhận trước ưu tiên cấp phát sử dụng trước. Giữa các vắc xin khác nhau nếu phải sắp xếp trong tủ lạnh thì phải có ngăn cách vật lý. Giữa các hộp của các lô vắc xin khác nhau phải có dấu hiệu ngăn cách. Trường hợp vắc xin nhận sau nhưng có hạn dùng hết trước thì ưu tiên cấp phát trước theo hạn dùng. |
Cán bộ quản lý kho Cán bộ tham gia sắp xếp, bảo quản vắc xin |
|
3. |
Để thiết bị theo dõi nhiệt độ cùng vắc xin vào vị trí đã được hướng dẫn. |
Cán bộ quản lý kho Cán bộ tham gia sắp xếp, bảo quản vắc xin |
|
4. |
Kiểm tra, theo dõi nhiệt độ tủ lạnh bảo quản vắc xin hàng ngày và ghi lại nhiệt độ vào bảng theo dõi nhiệt độ theo Hướng dẫn theo dõi và ghi chép nhiệt độ bảo quản vắc xin. |
Cán bộ quản lý kho Cán bộ tham gia sắp xếp, bảo quản vắc xin |
HƯỚNG DẪN BẢO QUẢN VẮC XIN TRONG TỦ ÂM SÂU
1. Mục tiêu
Tài liệu này hướng dẫn cán bộ phụ trách kho thực hiện bảo quản vắc xin trong tủ lạnh âm sâu đảm bảo an toàn cho vắc xin, giảm thiểu các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng vắc xin và an toàn cho thủ kho.
2. Các thiết bị và tài liệu liên quan
- Trang bị bảo hộ: Áo choàng + mũ, khẩu trang, kính bảo hộ, găng tay cách nhiệt không thấm nước, ủng.
- Tủ lạnh âm sâu.
3. Thuật ngữ - Từ viết tắt
- FIFO: Nguyên tắc cấp phát “Nhập trước - Xuất trước”
- FEFO: Nguyên tắc cấp phát “Hết hạn trước - Xuất trước”
- Khu vực an toàn: là các vị trí trong tủ lạnh có nhiệt độ đảm bảo trong khoảng từ - 80°C đến -60°C, được xác định sau khi đánh giá độ đồng đều nhiệt độ từng khoang lạnh.
4. Các bước tiến hành
4.1. Đảm bảo An toàn cho người:
+ Tối thiểu phải có 2 người khi thực hiện tiếp nhận, sắp xếp bảo quản vắc xin âm sâu có sử dụng đá khô hoặc tủ âm sâu
+ Trước khi mở thùng cách nhiệt vận chuyển vắc xin Pfizer có sử dụng đá khô (CO2) và sử dụng tủ lạnh âm sâu cần mặc áo ấm, đeo khẩu trang, găng tay dày không thấm nước, kính bảo hộ kín mắt, đi ủng.
+ Không tiếp xúc trực tiếp vào đá khô và các khay/ thành của tủ lạnh âm sâu.
+ Tránh hít khí lạnh từ đá khô và tủ lạnh âm sâu
Lưu ý an toàn: Sơ cứu khi có tai nạn với đá khô:
• Hít phải khí CO2: Nếu cảm thấy khó thở hoặc đau đầu, đây có thể là những dấu hiệu cho thấy đã hít phải quá nhiều khí CO2. Di chuyển ngay đến nơi có không khí trong lành. Chăm sóc/ tư vấn y tế cơ quan ngay lập tức (VD: thông thoáng đường thở, nằm nghỉ đầu cao, thở oxy...)
• Nuốt phải: Hãy xúc miệng bằng nước sạch ngay nếu có thể. Không đưa bất cứ thứ gì vào miệng người đang bất tỉnh. Không gây nôn trừ khi có chỉ dẫn của nhân viên y tế. Đưa cấp cứu nếu tổn thương thực thể.
• Tiếp xúc với mắt: Rửa kỹ mắt bằng nhiều nước trong ít nhất 15 phút, nâng mí mắt dưới và trên để tránh bị dính. Đưa cấp cứu ngay...
• Tiếp xúc với da: Cởi quần áo bị nhiễm bẩn (nếu được), xối rửa khu vực tiếp xúc với một lượng lớn nước để tan băng. Có thể sử dụng xà phòng để rửa, không chà xát khu vực bị ảnh hưởng. Đưa cấp cứu nếu nghi có tổn thương thực thể...
4.2. Bảo quản vắc xin an toàn: Thủ kho thực hiện
4.2.1. Nếu vắc xin chuyển đến trong điều kiện âm sâu (vắc xin chưa rã đông)
a. Ngay sau khi mở thùng cách nhiệt vận chuyển vắc xin để kiểm nhập tiếp nhận, mở cửa tủ lạnh âm sâu để xếp các khay vắc xin vào các khoang của tủ lạnh. Lưu ý mỗi lần chỉ xếp vắc xin nhận tối đa 3/4 tổng thể tích bảo quản của tủ lạnh.
b. Mỗi lần mở cánh cửa tủ lạnh không quá 3 phút hoặc nhiệt độ tủ tăng tới -60°C/ có phát âm thanh cảnh báo.
c. Sắp xếp hộp vắc xin theo lô, theo hạn sử dụng để thuận tiện cho việc theo dõi kiểm tra, cấp phát (tuân thủ nguyên tắc FIFO, FEFO và theo hiển thị VVM). Để khoảng cách 5-10 cm theo chiều thẳng đứng để phân biệt giữa các lô/ các loại vắc xin và lưu thông không khí. Phải đảm bảo nhìn thấy được nhãn của các hộp.
d. Gắn thẻ phân loại sản phẩm vào giá/ thùng của mỗi lô vắc xin/dung môi (theo phụ lục kèm theo)
e. Các hộp lẻ/lọ lẻ phải để trong các khay/giỏ đựng.
f. Loại bỏ các lọ/hộp vắc xin không đảm bảo chất lượng (hết hạn dùng) ra khỏi tủ lạnh, lưu trong khu vực Biệt trữ chờ hủy.
4.2.2. Nếu vắc xin chuyển đến trong điều kiện lạnh +2°C tới +8°C (vắc xin đã tan băng): sắp xếp vắc xin vào tủ lạnh dương theo quy trình.
4.3. Theo dõi kiểm soát nhiệt độ bảo quản vắc xin: Thủ kho thực hiện
- Hàng ngày kiểm tra nhiệt độ hiển thị trên màn hình điều khiển của tủ lạnh, 2 lần ngày (sáng lúc đến và chiều lúc về đủ 7 ngày/tuần.
- Ghi lại nhiệt độ vào bảng theo dõi (phụ lục 1 Bảng theo dõi nhiệt độ tủ âm sâu).
- Cuối mỗi tuần ghi nhận xét và để vào file lưu trữ.
- Hàng tháng cắm USB vào ổ lưu tủ lạnh, sao lưu/in dữ liệu nhiệt độ bảo quản vắc xin từ thiết bị theo dõi nhiệt độ của mỗi tủ lạnh.
4.4. Ghi chép, lưu trữ hồ sơ quản lý vắc xin: Thủ kho thực hiện
- Mỗi tủ lạnh phải có thẻ kho ghi rõ lô, hạn dùng, thời gian, nơi nhận/ cấp phát, số lượng nhập/xuất/tồn, và sơ đồ vị trí vắc xin bảo quản trong tủ để thuận tiện cấp phát, tránh việc mở tủ tìm vắc xin.
- Ghi chép quản lý các thông tin vắc xin bảo quản, cấp phát vào sổ quản lý
- Kiểm kê vắc xin hàng tháng và ghi thành biên bản. Ghi kết quả kiểm tra cảm quan vật lý từng lô vắc xin và ghi vào biên bản.
HƯỚNG DẪN THEO DÕI VÀ GHI CHÉP NHIỆT ĐỘ BẢO QUẢN VẮC XIN
1. Mục tiêu
Vắc xin cần được bảo quản ở nhiệt độ thích hợp do dễ bị hỏng nếu không được bảo quản theo đúng nhiệt độ quy định. Tài liệu này hướng dẫn những công việc và yêu cầu đối với việc theo dõi, ghi chép nhiệt độ hàng ngày trong quá trình bảo quản vắc xin để kịp thời xử trí khi nhiệt độ ngoài khoảng cho phép nhằm đảm bảo vắc xin được an toàn, chất lượng
2. Các thiết bị và tài liệu liên quan
- Biểu đồ theo dõi nhiệt độ hàng ngày.
- Các dụng cụ theo dõi nhiệt độ: nhiệt kế, chỉ thị đông băng điện tử, thiết bị ghi nhiệt độ tự động.
3. Quy trình
|
TT |
Nội dung công việc |
Phân công |
|
|
1. Chuẩn bị |
1.1 |
Đặt 1 thiết bị ghi nhiệt độ tự động trong mỗi thiết bị lạnh bảo quản vắc xin. Đặt 1 chỉ thị đông băng điện tử (nếu có) cùng với vắc xin dễ bị hỏng bởi nhiệt độ đông băng. Không được để ở khoang tủ có nhiệt độ âm. Thiết bị phải được mã hóa (đánh số) theo thiết bị lạnh (tủ lạnh) |
Cán bộ quản lý kho Cán bộ thực hiện công tác theo dõi, bảo quản vắc xin |
|
Vị trí đặt các thiết bị theo dõi nhiệt độ: - Đối với nhiệt kế và thiết bị ghi nhiệt độ tự động: đặt cùng với vắc xin, ở vị trí dễ theo dõi và có nguy cơ dễ bị thay đổi nhiệt độ do các thao tác đóng mở cửa tủ lạnh. - Đối với chỉ thị đông băng điện tử: đặt cùng các vắc xin nhạy cảm với nhiệt độ đông băng. Không được để ở khoang tủ có nhiệt độ âm. |
Cán bộ quản lý kho Cán bộ thực hiện công tác theo dõi, bảo quản vắc xin |
||
|
1.2 |
Ghi rõ số mã hóa của từng thiết bị lạnh vào biểu đồ theo dõi nhiệt độ hàng ngày. |
Cán bộ quản lý kho |
|
|
2. Hàng ngày |
2.1 |
Kiểm tra nhiệt độ của thiết bị ghi nhiệt độ tự động và ghi vào biểu đồ theo dõi 2 lần/ngày vào đầu buổi sáng (khi đến) và cuối buổi chiều (trước khi ra về), đủ 7 ngày/tuần kể cả ngày nghỉ thứ 7, chủ nhật và ngày nghỉ lễ. |
Cán bộ quản lý kho Cán bộ thực hiện công tác theo dõi, bảo quản vắc xin |
|
2.2 |
Kiểm tra chỉ thị nhiệt độ lọ vắc xin, chỉ thị đông băng (nếu có). Khi phát hiện có trường hợp bất thường phải báo cáo lãnh đạo/người giám sát để thực hiện theo Quy trình xử trí sự cố trong bảo quản vắc xin. |
Cán bộ quản lý kho |
|
|
2.3 |
Kiểm tra diễn biến nhiệt độ trong ngày của thiết bị ghi nhiệt độ tự động sau mỗi 24 giờ và ghi lại nhiệt độ cao nhất, thấp nhất vào biểu đồ theo dõi nhiệt độ. Nhiệt độ theo dõi hàng ngày phải nằm trong khoảng giới hạn cho phép đã quy định. |
Cán bộ quản lý kho Cán bộ thực hiện công tác theo dõi, bảo quản vắc xin |
|
|
2.4 |
Khi nhiệt độ ngoài khoảng cho phép, báo cáo lãnh đạo/người giám sát và thực hiện theo Quy trình xử trí sự cố trong bảo quản vắc xin. |
Cán bộ thực hiện công tác theo dõi, bảo quản vắc xin Cán bộ quản lý kho Cán bộ phụ trách chuyên môn kho vắc xin |
|
|
3. Hàng tháng |
3.1 |
Cuối mỗi tháng đánh giá và ghi nhận xét về tình trạng nhiệt độ trong quá trình bảo quản của mỗi thiết bị lạnh trong tháng, có chữ ký của người giám sát vào biểu đồ theo dõi. |
Nhân viên quản lý kho vắc xin. Cán bộ phụ trách chuyên môn kho vắc xin |
|
3.2 |
Thay biểu đồ theo dõi nhiệt độ cho tháng mới và lưu lại biểu đồ theo dõi của tháng trước. Ghi đầy đủ thông tin vào biểu đồ theo dõi nhiệt độ (số thiết bị lạnh, ngày bắt đầu và kết thúc theo dõi...). |
Nhân viên quản lý kho vắc xin |
|
|
3.3 |
In/ sao lưu dữ liệu nhiệt độ từ các thiết bị ghi nhiệt độ tự động của từng thiết bị lạnh. |
Nhân viên quản lý kho vắc xin |
|
|
3.4 |
Báo cáo lãnh đạo nếu nhiệt độ bảo quản vắc xin trong tháng của thiết bị lạnh không ổn định. |
Nhân viên quản lý kho vắc xin Cán bộ phụ trách chuyên môn kho vắc xin |
|