Các hướng dẫn về việc theo dõi, bảo quản và vận chuyển vắc xin bằng các thiết bị trong dây chuyền lạnh Y tế (P2)
HƯỚNG DẪN LÀM ĐÔNG BĂNG VÀ RÃ ĐÔNG BÌNH TÍCH LẠNH
1. Mục tiêu
Tài liệu này hướng dẫn cách làm đông băng và làm rã đông bình tích lạnh đúng để bảo quản vắc xin an toàn, chất lượng. Nếu bình tích lạnh không được rã đông đúng có thể làm ảnh hưởng tới vắc xin do bị tiếp xúc với nhiệt độ đông băng.
2. Các thiết bị và tài liệu liên quan
- Tủ làm đông băng bình tích lạnh hoặc tủ lạnh có ngăn làm đá.
- Bình tích lạnh (BTL).
- Khăn sạch.
3. Quy trình
|
TT |
Nội dung |
Phân công |
|
1. |
Tính nhu cầu bình tích lạnh: - Căn cứ kế hoạch bảo quản, vận chuyển vắc xin sử dụng hòm lạnh, chuẩn bị đủ số BTL cần dùng. Lưu ý kích thước của các BTL phải phù hợp với loại hòm lạnh. - Tính thời gian cần thiết để làm đông băng đủ số BTL cần (thời gian tối thiểu để làm đông băng BTL là 24 giờ). |
Cán bộ quản lý kho |
|
2. |
Làm đông băng bình tích lạnh: - Đổ nước sạch vào các BTL đến vạch quy định. Đậy nắp chặt. Cầm ngược BTL lắc để kiểm tra đảm bảo BTL không bị hở. - Sắp xếp để BTL đứng hoặc nghiêng trong khoang làm đá ít nhất 24 giờ để làm đông băng hoàn toàn nước trong các bình tích lạnh. - Lấy bình tích lạnh đã đông băng ra khỏi khoang làm đá và đóng cửa tủ lạnh lại. |
Cán bộ quản lý kho Cán bộ kho được phân công |
|
3. |
Rã đông bình tích lạnh: - Để các BTL đã đông băng ở nhiệt độ môi trường từ 15-30 phút (tùy nhiệt độ môi trường) cho tới khi một phần đá lạnh bên trong bắt đầu tan chảy thành nước. - Kiểm tra xem BTL đã đạt yêu cầu chưa bằng cách lắc và nghe thấy tiếng “óc ách”. - Dùng khăn sạch lau khô các bình tích lạnh đã rã đông trước khi xếp vào hòm lạnh/phích vắc xin. |
Cán bộ quản lý kho |
HƯỚNG DẪN ĐÓNG GÓI VẮC XIN VÀO HÒM LẠNH
1. Mục tiêu
Tài liệu này hướng dẫn các bước đóng gói vắc xin vào hòm lạnh với bình tích lạnh đã được làm rã đông đúng cách để giảm nguy cơ ảnh hưởng của nhiệt độ tới chất lượng vắc xin trong quá trình vận chuyển, bảo quản.
2. Các thiết bị và tài liệu liên quan
Hòm lạnh, bình tích lạnh, thiết bị theo dõi nhiệt độ
3. Quy trình
3.1 Chuẩn bị:
3.1.1. Chuẩn bị bình tích lạnh (BTL): thực hiện theo quy trình làm đông băng và rã đông bình tích lạnh (Qui trình 06).
3.1.2. Chuẩn bị hòm lạnh: hòm lạnh cần vệ sinh sạch sẽ, khô ráo trước khi đóng vắc xin
3.1.3. Rửa tay: nhân viên phải rửa tay trước khi cầm hộp và lọ vắc xin.
3.2 Đóng gói vắc xin vào hòm lạnh, sử dụng BTL đã rã đông:
|
TT |
Nội dung |
Phân công |
|
1. |
Xếp BTL đã được rã đông vào 4 thành xung quanh hòm lạnh (số lượng BTL và cách đóng gói theo đúng sơ đồ hướng dẫn sử dụng của từng loại hòm lạnh). |
Cán bộ quản lý kho và người vận chuyển vắc xin Cán bộ phụ trách chuyên môn kho |
|
2. |
Lọ vắc xin lẻ và dung môi phải được đóng vào hộp có nắp đậy. |
Nhân viên quản lý kho vắc xin và người vận chuyển vắc xin |
|
3. |
Xếp các hộp vắc xin và dung môi vào giữa hòm lạnh, để đầu nắp lọ vắc xin quay lên trên. Lưu ý chèn chặt các hộp vắc xin, tránh va đập trong quá trình vận chuyển. |
Cán bộ quản lý kho và người vận chuyển vắc xin |
|
4. |
Để thiết bị theo dõi nhiệt độ gần vắc xin. Các thiết bị này cần xếp tránh tiếp xúc trực tiếp với BTL |
Cán bộ quản lý kho và người vận chuyển vắc xin |
|
5. |
Xếp các BTL đã được rã đông lên trên cùng. |
Cán bộ quản lý kho và người vận chuyển vắc xin |
|
6. |
Đóng nắp hòm lạnh, chốt khóa. |
Cán bộ quản lý kho và người vận chuyển vắc xin |
|
7. |
Không để hòm lạnh trực tiếp dưới ánh nắng mặt trời trong quá trình vận chuyển. |
Người vận chuyển vắc xin |
HƯỚNG DẪN VẬN CHUYỂN VẮC XIN BẰNG XE TẢI LẠNH
1. Mục tiêu
Tài liệu này hướng dẫn việc vận chuyển vắc xin tiêm chủng bằng xe tải lạnh từ kho vắc xin tại các quân khu tới kho của các đơn vị khác nhằm giảm thiểu các sai sót và những yếu tố tác động làm ảnh hưởng đến chất lượng vắc xin trong quá trình vận chuyển, đảm bảo các tuyến được cung cấp kịp thời, đầy đủ, và vắc xin an toàn, chất lượng.
2. Các thiết bị và tài liệu liên quan
- Công văn/quyết định phân bổ vắc xin.
- Biên bản giao nhận, phiếu xuất kho, giấy chứng nhận xuất xưởng vắc xin. (phụ lục 1,2,3)
- Các thiết bị theo dõi nhiệt độ.
- Xe tải lạnh
- Thông tin đơn vị tiếp nhận: Địa chỉ, số điện thoại cán bộ phụ trách kho tiếp nhận hoặc lãnh đạo phụ trách kho tiếp nhận
3. Quy trình
Bước 1: Lập kế hoạch vận chuyển vắc xin
Lãnh đạo phụ trách quản lý kho, nhân viên quản lý kho vắc xin:
- Lập kế hoạch cấp phát, vận chuyển vắc xin với số lượng, loại, lô vắc xin,... và thời gian dự kiến vận chuyển cho các kho tiếp nhận. Thông báo kế hoạch vận chuyển (thời gian dự kiến vận chuyển vắc xin, số lượng và loại vắc xin) cho kho tiếp nhận
- Điều xe ô tô và phân công cụ thể lái xe theo kế hoạch đã định.
- Thông báo cho lái xe:
+ Dự kiến cung đường đi, thời gian, địa điểm giao nhận, họ tên, số điện thoại của cán bộ phụ trách tại các kho tiếp nhận.
+ Trước ngày vận chuyển phải kiểm tra tình trạng kỹ thuật của xe như lốp, phanh, xăng dầu, máy móc, hệ thống làm lạnh.
+ Trước giờ xếp vắc xin lên xe khoảng 1 -2 giờ, chạy hệ thống làm lạnh để đưa nhiệt độ trong khoang chứa hàng về +2 °C đến +8°C.
+ Hướng dẫn xử trí sự cố trong quá trình vận chuyển luôn có sẵn trên xe lạnh. (Quy trình 15).
Bước 2: Đóng gói vắc xin, dung môi, chuẩn bị thiết bị theo dõi nhiệt độ
Nhân viên quản lý kho, nhân viên hỗ trợ kho vắc xin/phụ trách vận chuyển thực hiện:
- Chuẩn bị hồ sơ bàn giao vắc xin theo Quy trình 12: Phân bổ và cấp phát vắc xin
- Kiểm đếm, đối chiếu loại vắc xin, dung môi (số lượng, số lô, hạn dùng...) thực có so với phiếu xuất kho. Nếu số lượng vắc xin thực tế còn tại kho không khớp với số lượng theo lô/hạn dùng ghi trên phiếu xuất, thủ kho cần báo cáo lại lãnh đạo quản lý kho để điều chỉnh, viết lại phiếu xuất/biên bản mới.
- Trước khi đóng gói kiểm tra và ghi chép lại tình trạng nhiệt độ bảo quản, tình trạng vắc xin (cảm quan nhãn mác, ẩm mốc, màu sắc) vào biên bản giao nhận vắc xin (theo Phụ lục 1).
- Vắc xin sẽ được đóng gói lần lượt, sắp xếp các hộp vắc xin vào thùng carton, để riêng từng loại. Ngoài kiện/thùng có nhãn ghi rõ tên đơn vị nhận, loại vắc xin, số lượng, số lô, hạn dùng. Sau khi đóng gói xong phải kiểm đếm lại theo phiếu xuất và niêm phong từng kiện/thùng vắc xin (nhân viên quản lý kho chịu trách nhiệm về số lượng vắc xin đóng gói).
- Cài đặt các thiết bị theo dõi nhiệt độ kèm theo.
Bước 3: Sắp xếp vắc xin lên xe tải lạnh, vận chuyển
Nhân viên quản lý kho, nhân viên hỗ trợ kho vắc xin/phụ trách vận chuyển vắc xin phối hợp với lái xe thực hiện:
- Kiểm tra nhiệt độ khoang chứa hàng xe lạnh, chỉ xếp vắc xin lên xe khi nhiệt độ trong khoảng từ +2°C đến +8°C.
- Nhanh chóng xếp các kiện/thùng chứa vắc xin của từng điểm nhận vắc xin lên khoang xe tải lạnh, đảm bảo sắp xếp có khoảng cách giữa các thùng vắc xin cho khí lạnh lưu thông, không xếp vắc xin nhạy cảm với nhiệt độ đông băng gần cửa gió dàn lạnh (đặt cách dàn lạnh tối thiểu 0,5m), xếp các hộp vắc xin không cao quá 2/3 thùng xe, sắp xếp các thùng ngay ngắn, chắc chắn để hạn chế va đập, rơi vỡ và thuận tiện cấp phát cho các đơn vị theo lộ trình đường đi (kho tiếp nhận đầu tiên xếp ở ngoài cùng),
- Đặt các thiết bị theo dõi nhiệt độ vào khoang chứa vắc xin của xe lạnh. Khóa cửa khoang chứa hàng cẩn thận và nhanh chóng vận chuyển vắc xin đến các kho tiếp nhận theo lịch trình.
- Ký vào sổ giao nhận vắc xin (theo phụ lục 2), nhân viên quản lý kho vắc xin bàn giao hồ sơ liên quan cho nhân viên phụ trách vận chuyển (phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, giấy phép xuất xưởng từng lô vắc xin) và các thiết bị theo dõi nhiệt độ.
Nhân viên phụ trách vận chuyển và lái xe thực hiện:
- Trong quá trình vận chuyển phải thường xuyên theo dõi nhiệt độ khoang lạnh (hệ thống theo dõi nhiệt độ trong buồng lái), đảm bảo nhiệt độ luôn trong khoảng +2°C đến +8°C. Nếu gặp sự cố nhiệt độ trong khoang hàng không đảm bảo trong khoảng +2°C đến +8°C, xử trí theo “Hướng dẫn xử lý sự cố trong quá trình vận chuyển vắc xin bằng xe tải lạnh” (Quy trình 15).
- Khi nghỉ dọc đường phải đảm bảo hệ thống làm lạnh của xe luôn hoạt động (nổ máy hoặc cắm điện). Trường hợp nghỉ qua đêm, phải thường xuyên theo dõi nhiệt độ khoang lạnh 2-3 giờ/lần.
- Trước khi đến điểm giao vắc xin 45-60 phút, liên hệ với cán bộ phụ trách kho tiếp nhận để chủ động phối hợp giao nhận vắc xin theo yêu cầu.
Bước 4: Bàn giao vắc xin
- Khi đến nơi nhân viên phụ trách vận chuyển cần tiến hành bàn giao ngay vắc xin và hồ sơ liên quan cho cán bộ phụ trách tiếp nhận của đơn vị (phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, giấy phép xuất xưởng).
- Cùng cán bộ phụ trách tại kho tiếp nhận kiểm tra, ghi nhận nhiệt độ khoang lạnh và nhiệt độ trên các thiết bị theo dõi nhiệt độ trước khi bàn giao vắc xin vào biên bản giao nhận.
- Giao đúng, đủ số thùng/kiện vắc xin cho kho tiếp nhận.
- Cùng cán bộ phụ trách của kho tiếp nhận kiểm tra số lượng, lô, hạn dùng của vắc xin, dung môi được cấp phát.
- Trường hợp cán bộ kho tiếp nhận kiểm đếm phát hiện sai khác về số lượng, lô, hạn dùng vắc xin/dung môi, cần liên hệ ngay với cán bộ phụ trách kho phân phối hoặc lãnh đạo phụ trách kho để thống nhất phương hướng giải quyết.
- Điền đủ thông tin về thời gian bàn giao, tình trạng vắc xin... vào biên bản bàn giao. Lấy chữ ký, dấu xác nhận của lãnh đạo phụ trách kho tiếp nhận.
- Trong quá trình giao nhận, nếu phát hiện vắc xin có dấu hiệu bất thường, kho tiếp nhận có thể không tiếp nhận vắc xin. Cán bộ phụ trách kho tiếp nhận cần lập biên bản và ghi rõ lý do không nhận, có xác nhận của lãnh đạo đơn vị và thông báo ngay tới lãnh đạo phụ trách kho phân phối để kịp thời xử lý.
Bước 5: Bàn giao thiết bị, hồ sơ và sao lưu dữ liệu nhiệt độ bảo quản vắc xin trong quá trình vận chuyển
- Sau khi trở về kho phân phối, nhân viên phụ trách vận chuyển có trách nhiệm bàn giao lại ngay cho cán bộ phụ trách kho nhiệt kế, biên bản giao nhận/phiếu xuất kho của đợt chuyển hàng.
- Cán bộ phụ trách kho phân phối, in và sao lưu dữ liệu nhiệt độ đã được cán bộ hỗ trợ vận chuyển ghi chép lại từ thiết bị theo dõi nhiệt độ trên xe và nhiệt kế đặt trong khoang lạnh của xe đồng thời kiểm tra dữ liệu nhiệt độ trong thời gian vận chuyển. Nếu phát hiện nhiệt độ bảo quản vắc xin trong quá trình vận chuyển không đảm bảo nhiệt độ yêu cầu (ngoài khoảng +2°C đến +8°C) thì nhân viên phụ trách vận chuyển, cán bộ phụ trách kho phải ghi nhận và báo cáo làm rõ nguyên nhân giải quyết.